Облік клієнтів персонального тренера — без Excel і переписок

Майже кожен тренер починає з того самого набору: таблиця в Excel чи Google Sheets, нотатки в телефоні, записи в переписках і розклад у голові. На кількох клієнтах це працює. Коли клієнтів стає більше, з'являються пропущені записи, забуті оплати і питання «а яку вагу ми ставили минулого разу?».

Розберімо, що варто вести про кожного клієнта, де найчастіше губиться інформація і як навести лад — у таблиці чи в застосунку.

Що варто знати про кожного клієнта

Мінімум, без якого важко тренувати системно. Частину цього зручно зібрати ще до першого заняття — через анкету клієнта:

Контакти і зручний спосіб зв'язку.
Ціль — словами клієнта, а не твоїми: «підтягнутися до літа», «без болю в спині», «перший напівмарафон».
Обмеження — травми, протипоказання, рекомендації лікаря. Це чутливі дані, тож зберігай їх лише з дозволу клієнта.
Заміри і фото прогресу — з датами, щоб порівнювати, а не згадувати.
Програма і що реально виконано — вага, підходи, повтори, що замінили і чому.
Записи і оплати — коли наступне тренування, скільки лишилось у пакеті, хто ще не заплатив.
Нотатки після тренування — самопочуття, що вийшло, що змінити наступного разу.

Де губиться інформація

Записи в переписках. Клієнт переносить тренування в одному месенджері, підтверджує в іншому, а в розкладі лишається старий час. Найчастіше саме так з'являється «хіба ми не о сьомій?».

Оплати в голові. Пакет на вісім тренувань, два перенесли, одне згоріло — скільки лишилось? Без запису це стає предметом суперечки, і незручно обом.

Програми в різних місцях. PDF для одного клієнта, нотатки для другого, фото з дошки для третього. Через місяць важко зрозуміти, що працювало.

Прогрес без дат. «Здається, є прогрес» не мотивує так, як заміри місяць тому і сьогодні поруч.

Таблиця обліку клієнтів чи CRM для тренера

Таблиця — нормальний старт. Вона безкоштовна, гнучка і зрозуміла. Якщо обираєш її, тримай одну таблицю з окремими аркушами: клієнти, записи, оплати, заміри. І заповнюй одразу після тренування, а не ввечері.

Мінуси таблиці починаються там, де потрібен клієнт: він не бачить твій вільний час, не може сам записатися чи перенести тренування, не бачить свою програму і прогрес. Тож усе це однаково йде через переписки, а таблицю ти ведеш за двох.

CRM або застосунок для тренера знімає саме цю частину: клієнт сам бачить розклад і свою програму, а ти — кожного клієнта на одному екрані.

Як це виглядає в Smuga

Smuga — застосунок для тренера і його клієнтів, і облік у ньому будується навколо цих самих пунктів:

Записи без переписок. Клієнт бачить твій вільний час і записується сам. Робочий графік, вихідні й відпустки — в одному розкладі.
Пакети, що списуються самі. Видно залишок пакета і хто ще не заплатив. Підтвердити оплату — один дотик. Оплату отримуєш напряму — готівкою чи на картку, Smuga зараз не бере відсоток з тренувань.
Картка клієнта. Заміри, фото прогресу, чекіни, рекорди й нотатки на одному екрані. Дані про здоров'я — лише з дозволу клієнта.
Програми з історією. Конструктор з етапами, тижнями й вагою від 1ПМ. Під час заняття підходи підставляються з минулого разу, тож видно, що виконано і що змінилось.
Хто потребує уваги. Щопонеділка — список клієнтів, яким варто написати.

Клієнтам Smuga безкоштовна, а для тренерів PRO зараз безкоштовний на час тестового запуску. Детальніше — на сторінці для тренерів, а якщо зараз ведеш клієнтів у Telegram — порівняй, що змінюється. Застосунок ми зараз готуємо до закритої бети, тому доступ відкриваємо поступово: залиш заявку, і ми напишемо, коли настане твоя черга.

Чекліст на цей тиждень

Збери всіх активних клієнтів в одному місці — таблиці чи застосунку.
Для кожного запиши ціль, обмеження (з дозволу) і залишок пакета.
Після кожного тренування — дві-три нотатки, поки пам'ятаєш.
Раз на тиждень переглядай список: кого давно не було, у кого закінчується пакет, кому час оновити програму.

Облік не мусить бути складним. Головне — щоб уся інформація про клієнта була в одному місці, а не в п'яти.